توفير الوقت وادارته
20 نصيحة
1. اكتب قائمة الأعمال: بكتابة لائحة بالأعمال المطلوب إنجازها، تكون قد وفّرتَ 50% من وقتك، مثل التسوق والاتصال والذهاب إلى البنك وغسل الملابس...إلخ. هذه اللائحة تسمى بالإنجليزية "To-Do List".
2. حدد وقت إنجاز العمل: وقت العمل قابل للضغط تمامًا مثل الغازات، لذا حدد وقتًا معينًا لعمل ما وحاول إنجازه في هذا الوقت المحدد، واضبط ساعة التنبيه على الوقت المعين وسترى فارقًا وكفاءة كبيرين، على سبيل المثال، ضع عشر دقائق لكتابة رسالة بريد إلكتروني (إيميل) و45 دقيقة للتسوق و60 دقيقة لكتابة تقرير.
3. المهم إنجاز العمل في مدته المحددة: لا فرق في طريقة كتابة مواعيد الأعمال إلكترونيًا أو كتابيًا على الورق. المهم هو إنجاز العمل في موعده المحدد.
4. قيّم أولويات الأعمال: انظر إلى قائمة الأعمال المطلوب إنجازها، ورتبها حسب أهميتها.
5. ركّز على الأهم أولًا: قد تبدو لنا كل الأعمال مهمة، ولكن يجب أن تحدد أهمها وتنجزها أولًا.
6. لا تبالغ في الوصول إلى درجة الكمال: إتقان العمل مهم، ولكن ينبغي عدم المبالغة في الوصول إلى درجة الكمال في الأعمال الملقاة على عاتقك.
7. أنجزْ عدة أعمال مرة واحدة: يضيع وقت كثير في الذهاب والإياب. فمثلًا، حين تكون في المكتب وتريد تحضير فنجان قهوة، يمكن أن تذهب إلى المطبخ وتحضّر القهوة وتجلب معها في نفس الوقت كوب ماء إلى المكتب، بدلًا من الذهاب والإياب مرتين.
8. جهِّز قوائم مسبقة: جهّز قوائم مسبقة لتذكيرك بما قد تنساه (Checklist)، فهذا يوفر الوقت، واستخدمها دائمًا، قبل الخروج إلى العمل أو قبل السفر، مثلًا. أحد الأمثلة هي قائمة الأشياء التي يجب أن تأخذها معك دائمًا قبل السفر في الحقيبة، أو ما الذي يتوجب عليك فعله دائمًا قبل الخروج إلى العمل.
9. استخدم اللافتات بدل الكلام: في المكتب أو أثناء التعلم والدراسة في البيت، بالإمكان استخدام لافته مكتوب عليها "هدوء"، وفي هذه الحالة لا يضطر المرء للحديث مع الآخرين وتضييع بعض من الوقت في إخبارهم بأنه مشغول.
10. نفّذْ استراتيجياتك لتفادي الإزعاج: على سبيل المثال، يمكنك التخطيط مسبقًا لعدم الرد على الهاتف، وكذلك التخطيط مسبقًا لتفادي زيارات الزملاء لك في فترات معينة. كما يمكنك تعويد نفسك على عدم قراءة الإيميلات في كل وقت وخصص لها وقتًا معينًا، وتخلص من القلق الذي قد يراودك في حال فاتك خبر ما.
11. تجنّبْ الزيارات المفاجئة وكل ما يعمل على تأخيرك: اعمل على تفادي كل ما يمكنه تأخير إنجاز أعمالك، كالزيارات المفاجئة من الآخرين والازدحام في الطرقات.
12. اتباع قاعد الـ30 ثانية: عليك إنجاز كل ما يمكن إنجازه خلال 30 ثانية أو أقل فورًا، مثل إغلاق باب خزانة الملابس أو ما إلى ذلك.
13. لا تستهِنْ بالوقت والجهد اللازمين لإنجاز العمل: من الطبيعي أن يستغرق إنجاز الأعمال أكثر مما تعتقد. لذلك كن واقعيًا وحاول إعطاء كل عمل ما يستحقه من الوقت. ومن خلال التجارب المتكررة، بإمكانك تقدير الوقت اللازم لك بدقة أكبر لإنجاز كل عمل.
14. العمل بالتوازي لا يفيد دائمًا: بإمكانك القيام بالتوازي بالأعمال التي قد لا تتطلب تركيزًا كبيرًا، مثل الطبخ والمحادثة على الهاتف، أو التنظيف والاستماع إلى الأخبار، أما بالنسبة للأعمال التي يتطلب إنجازها تركيزًا كبيرًا، فعليك إنجازها على التسلسل وليس على التوازي، وسترى فارقًا كبيرًا في جودة إنجازك لهذه الأعمال.
15. الاستفادة من حِيَل الكمبيوتر: عند استخدامك للكمبيوتر، حاول الاستعانة باختصارات لوحة المفاتيح، وبدل البحث عن الكلمات بالعين المجردة في الملفات النصية أو في صفحات الإنترنت، يمكنك استخدام خاصية "البحث" عن الكلمات، وبإمكانك أيضًا تخصيص محرك بحث ثابت، مثل "جوجل" أو "ياهو"، يفتح تلقائيًا على الشاشة بدلًا من إدخال عنوانه الإلكتروني في كل مرة، كذلك قم بإنشاء مجلدات في الكمبيوتر وإعطاء المجلدات أسماء واضحة، مثل الفواتير وصور العائلة وغيرها.
16. قاعدة الأربع دقائق: الأشياء التي بإمكانك إنجازها في أربع دقائق أو أقل عليك القيام بها فورًا بغض النظر عن مدى إلحاحها وأولويتها، فهذا يجعل بالك مرتاحًا أكثر ويمكّنك من التفرغ لما هو أهم ويزيد من الكفاءة. كما أن التفكير في عدم فعلك للأعمال القصيرة بعد يجعلك تحتاج وقتًا أطول لإنجازها.
17. عملك له الأولوية على مساعدة الآخرين في أعمالهم: يحب البعض مساعدة الآخرين أثناء يوم العمل، ولكن عليك إنجاز عملك أولًا طبقًا لقاعدة: "لا ضرر ولا ضرار". وحتى لو طلب منك رئيسك في العمل مساعدته، فمن حقك الرفض لأن عملك له الأولوية في وقت الدوام.
18. نعم للثرثرة القصيرة ولكن لوقت وجيز: إذا جاءك زميل أثناء دوام العمل وأراد الحديث معك، فعليك تنبيهه إلى أن عندك ثلاث دقائق فقط، وعليك إنهاء الحديث بعدها بحزم. بإمكانك تحديد موعد معه لاحقًا حين يناسبك الوقت أو الحديث معه في وقت استراحة الظهيرة.
19. لا تكُن تقليديًا: عند التسوق في ساعات الذروة بعد انتهاء العمل، قد يوجد تأخير كبير، ولذلك بإمكانك الاتفاق مع مديرك في العمل بحيث تذهب إلى التسوق في الأوقات التي تكون فيها مراكز التسوق غير مزدحمة. وطبعًا عليك السؤال في المحال التجارية عن الأوقات التي تكون فيها هذه المحال هادئة وغير مزدحمة.
20. عليك قول كلمة "لا" وبلباقة: يجب عليك الإيفاء بالتزاماتك، وإذا لم يكن يناسبك فعل شيء ما فقُلْ "لا" وكُن صادقًا مع الناس، فهذا مفيد على المدى الطويل. يمكنك قول "لا" بلباقة بعدة طرق، مثل "لا يمكنني فعل ذلك في الوقت الحاضر" أو "من حيث المبدأ، أنا لا أستطيع فعل ذلك".
2. حدد وقت إنجاز العمل: وقت العمل قابل للضغط تمامًا مثل الغازات، لذا حدد وقتًا معينًا لعمل ما وحاول إنجازه في هذا الوقت المحدد، واضبط ساعة التنبيه على الوقت المعين وسترى فارقًا وكفاءة كبيرين، على سبيل المثال، ضع عشر دقائق لكتابة رسالة بريد إلكتروني (إيميل) و45 دقيقة للتسوق و60 دقيقة لكتابة تقرير.
3. المهم إنجاز العمل في مدته المحددة: لا فرق في طريقة كتابة مواعيد الأعمال إلكترونيًا أو كتابيًا على الورق. المهم هو إنجاز العمل في موعده المحدد.
4. قيّم أولويات الأعمال: انظر إلى قائمة الأعمال المطلوب إنجازها، ورتبها حسب أهميتها.
5. ركّز على الأهم أولًا: قد تبدو لنا كل الأعمال مهمة، ولكن يجب أن تحدد أهمها وتنجزها أولًا.
6. لا تبالغ في الوصول إلى درجة الكمال: إتقان العمل مهم، ولكن ينبغي عدم المبالغة في الوصول إلى درجة الكمال في الأعمال الملقاة على عاتقك.
7. أنجزْ عدة أعمال مرة واحدة: يضيع وقت كثير في الذهاب والإياب. فمثلًا، حين تكون في المكتب وتريد تحضير فنجان قهوة، يمكن أن تذهب إلى المطبخ وتحضّر القهوة وتجلب معها في نفس الوقت كوب ماء إلى المكتب، بدلًا من الذهاب والإياب مرتين.
8. جهِّز قوائم مسبقة: جهّز قوائم مسبقة لتذكيرك بما قد تنساه (Checklist)، فهذا يوفر الوقت، واستخدمها دائمًا، قبل الخروج إلى العمل أو قبل السفر، مثلًا. أحد الأمثلة هي قائمة الأشياء التي يجب أن تأخذها معك دائمًا قبل السفر في الحقيبة، أو ما الذي يتوجب عليك فعله دائمًا قبل الخروج إلى العمل.
9. استخدم اللافتات بدل الكلام: في المكتب أو أثناء التعلم والدراسة في البيت، بالإمكان استخدام لافته مكتوب عليها "هدوء"، وفي هذه الحالة لا يضطر المرء للحديث مع الآخرين وتضييع بعض من الوقت في إخبارهم بأنه مشغول.
10. نفّذْ استراتيجياتك لتفادي الإزعاج: على سبيل المثال، يمكنك التخطيط مسبقًا لعدم الرد على الهاتف، وكذلك التخطيط مسبقًا لتفادي زيارات الزملاء لك في فترات معينة. كما يمكنك تعويد نفسك على عدم قراءة الإيميلات في كل وقت وخصص لها وقتًا معينًا، وتخلص من القلق الذي قد يراودك في حال فاتك خبر ما.
11. تجنّبْ الزيارات المفاجئة وكل ما يعمل على تأخيرك: اعمل على تفادي كل ما يمكنه تأخير إنجاز أعمالك، كالزيارات المفاجئة من الآخرين والازدحام في الطرقات.
12. اتباع قاعد الـ30 ثانية: عليك إنجاز كل ما يمكن إنجازه خلال 30 ثانية أو أقل فورًا، مثل إغلاق باب خزانة الملابس أو ما إلى ذلك.
13. لا تستهِنْ بالوقت والجهد اللازمين لإنجاز العمل: من الطبيعي أن يستغرق إنجاز الأعمال أكثر مما تعتقد. لذلك كن واقعيًا وحاول إعطاء كل عمل ما يستحقه من الوقت. ومن خلال التجارب المتكررة، بإمكانك تقدير الوقت اللازم لك بدقة أكبر لإنجاز كل عمل.
14. العمل بالتوازي لا يفيد دائمًا: بإمكانك القيام بالتوازي بالأعمال التي قد لا تتطلب تركيزًا كبيرًا، مثل الطبخ والمحادثة على الهاتف، أو التنظيف والاستماع إلى الأخبار، أما بالنسبة للأعمال التي يتطلب إنجازها تركيزًا كبيرًا، فعليك إنجازها على التسلسل وليس على التوازي، وسترى فارقًا كبيرًا في جودة إنجازك لهذه الأعمال.
15. الاستفادة من حِيَل الكمبيوتر: عند استخدامك للكمبيوتر، حاول الاستعانة باختصارات لوحة المفاتيح، وبدل البحث عن الكلمات بالعين المجردة في الملفات النصية أو في صفحات الإنترنت، يمكنك استخدام خاصية "البحث" عن الكلمات، وبإمكانك أيضًا تخصيص محرك بحث ثابت، مثل "جوجل" أو "ياهو"، يفتح تلقائيًا على الشاشة بدلًا من إدخال عنوانه الإلكتروني في كل مرة، كذلك قم بإنشاء مجلدات في الكمبيوتر وإعطاء المجلدات أسماء واضحة، مثل الفواتير وصور العائلة وغيرها.
16. قاعدة الأربع دقائق: الأشياء التي بإمكانك إنجازها في أربع دقائق أو أقل عليك القيام بها فورًا بغض النظر عن مدى إلحاحها وأولويتها، فهذا يجعل بالك مرتاحًا أكثر ويمكّنك من التفرغ لما هو أهم ويزيد من الكفاءة. كما أن التفكير في عدم فعلك للأعمال القصيرة بعد يجعلك تحتاج وقتًا أطول لإنجازها.
17. عملك له الأولوية على مساعدة الآخرين في أعمالهم: يحب البعض مساعدة الآخرين أثناء يوم العمل، ولكن عليك إنجاز عملك أولًا طبقًا لقاعدة: "لا ضرر ولا ضرار". وحتى لو طلب منك رئيسك في العمل مساعدته، فمن حقك الرفض لأن عملك له الأولوية في وقت الدوام.
18. نعم للثرثرة القصيرة ولكن لوقت وجيز: إذا جاءك زميل أثناء دوام العمل وأراد الحديث معك، فعليك تنبيهه إلى أن عندك ثلاث دقائق فقط، وعليك إنهاء الحديث بعدها بحزم. بإمكانك تحديد موعد معه لاحقًا حين يناسبك الوقت أو الحديث معه في وقت استراحة الظهيرة.
19. لا تكُن تقليديًا: عند التسوق في ساعات الذروة بعد انتهاء العمل، قد يوجد تأخير كبير، ولذلك بإمكانك الاتفاق مع مديرك في العمل بحيث تذهب إلى التسوق في الأوقات التي تكون فيها مراكز التسوق غير مزدحمة. وطبعًا عليك السؤال في المحال التجارية عن الأوقات التي تكون فيها هذه المحال هادئة وغير مزدحمة.
20. عليك قول كلمة "لا" وبلباقة: يجب عليك الإيفاء بالتزاماتك، وإذا لم يكن يناسبك فعل شيء ما فقُلْ "لا" وكُن صادقًا مع الناس، فهذا مفيد على المدى الطويل. يمكنك قول "لا" بلباقة بعدة طرق، مثل "لا يمكنني فعل ذلك في الوقت الحاضر" أو "من حيث المبدأ، أنا لا أستطيع فعل ذلك".
